שיטת Time Blocking עושה את ההבדל בין בעל עסק ששולט ביומן שלו לבין מנהל שעובד אצל ההתראות במחשב. ראינו את זה קורה מאות פעמים. מנכ"ל של חברה בינונית נכנס למשרד בשמונה בבוקר, יוצא בשש בערב, ומרגיש שבפועל לא עשה כלום. הוא צודק.
50%
מזמן השהייה במשרד מתבזבז על מעברי קשב בין פגישות ללא אג'נדה.
זמן הוא בדיוק כמו חשבון בנק. כשמפזרים אותו בלי תוכנית, נכנסים למינוס. 10 שעות ביום במשרד מייצרות בקושי 5 שעות נטו של עבודה אמיתית. השאר נאכל בקפיצות קשב, כיבוי שריפות של עובדים, וישיבות שלא היו צריכות להתקיים. הפעולות שמתקנות את זה מפורטות למטה.
יומן מלא בפגישות קצרות הוא אשליה של פרודוקטיביות. ניהול נכון דורש חסימת גושי זמן ייעודיים לעבודה עמוקה.
- ◆חלוקת היומן לפי רמות אנרגיה ולא רק לפי משימות
- ◆ביטול רווחים של רבע שעה שמייצרים רעש מערכתי
- ◆מעבר מבוקר לתקשורת אסינכרונית מול הצוותים
1מדדו את הפער בין זמן תגובה לזמן יצירה
לקוח הראה לנו את היומן שלו בשבוע שעבר. ספרנו 42 פגישות נפרדות בשבוע אחד. פער של עשר דקות או רבע שעה בין פגישה לפגישה. בעשר דקות האלה אי אפשר לכתוב אסטרטגיה, אי אפשר לנתח דוח פיננסי, ואי אפשר לקבל החלטות משמעותיות. אפשר רק לפתוח את הווצאפ ולענות להודעות קצרות.
הלקוח הפך למגיב סדרתי. הוא הפסיק לנהל והתחיל רק להגיב לגירויים חיצוניים. הצעד הראשון בכל תהליך שאנחנו מתחילים ב-Studio Pro מול הנהלות בכירות הוא אבחון תמהיל הזמן.
מצאתם אחד מהדגלים האלה ביומן שלכם? אתם משלמים מס מעבר קשב גבוה על כל משימה שאתם מנסים לקדם.
2בנו את בלוקי הזמן לפי רמת אנרגיה קוגניטיבית
הטעות הנפוצה ביותר בניהול זמן היא לדחוס משימות כבדות לשעות הצהריים אחרי שלוש פגישות זום. המוח פשוט מסרב לשתף פעולה. בניית גושי זמן צריכה להתחיל בקצב האנרגיה הטבעי שלכם, ורק אחר כך לפי הזמינות של העובדים.
שלושת השלבים האלה ב-Google Calendar ייצרו מיד תחושה של אוויר. פתאום יש זמן לקרוא חוזים לעומק ולא לרפרף עליהם במעלית.
רוצים לקדם את העסק יחד עם אלון יעקובי?
אלון יעקובי הוא יזם, פרסומאי ואסטרטג עסקי בסטודיו פרו — שיחה קצרה ואישית שבה נבין לאן אתם רוצים להגיע ונראה אם יש בינינו התאמה. ללא עלות וללא התחייבות.
3שנו את נהלי התקשורת מול ההנהלה והצוות
שיטת הבלוקים תקרוס תוך יומיים אם לא תעדכנו את הסביבה שלכם שהחוקים השתנו. תרבות של זמינות מיידית היא אויבת הפרודוקטיביות. מנכ"ל לא אמור להיות נגיש בכל דקה נתונה.
צריך להעביר את הארגון לעבוד במודל שמקדש תוצאה ולא מהירות תגובה.
- כנסו את הצוות הבכיר והסבירו את שעות הזמינות החדשות.
- קבעו אמצעי תקשורת למקרי חירום אמיתיים בלבד.
- העבירו שאלות שוטפות למסמכי אוטומציה וטפסים מובנים שיטופלו פעם ביום.
- רכזו אישורי תקציב ומסמכים לבלוק חתימות יומי אחד בשעה ארבע אחר הצהריים.
בהתחלה יהיה תסכול. עובדים שהתרגלו לקבל תשובה תוך שתי דקות יצטרכו להתחיל לחשוב בעצמם ולתכנן את הפניות אליכם מראש. תנו לזה שבועיים. תגלו שהרבה בעיות נפתרות לבד כשהמנכ"ל לא קופץ מיד להציע פתרון.
השורה התחתונה
לא צריך עוד אפליקציה לניהול משימות, ולא צריך לעבוד עד חצות. הבעיה היא הפיזור ולא כמות העבודה. אם תישארו במודל הנוכחי, תמשיכו להשאיר על השולחן החזר השקעה אישי נמוך מאוד ביחס לשעות שאתם מקדישים לעסק.
הצעד המיידי שלכם למחר בבוקר: פתחו את היומן לשבוע הבא. סמנו שני בלוקים של 90 דקות כל אחד וקראו להם עבודה עמוקה. צבעו אותם באדום וחסמו אותם לקביעת פגישות על ידי גורמים חיצוניים או מזכירות. מדד ההצלחה לעוד שבועיים: לסיים יום עבודה בשעה חמש בערב ולדעת שקידמתם אתגר אסטרטגי אחד מרכזי, במקום רק לכבות שריפות תפעוליות.
הצעד הבא של העסק שלכם מתחיל בשיחה אחת
כמה דקות של שיחה עם אלון יעקובי, בלי התחייבות ובלי לחץ — נבין מה חשוב לכם ולאן כדאי לקחת את זה מכאן.
